El correo electrónico es una magnifica herramienta de trabajo. Se trata de un medio imprescindible en nuestro día a día laboral y personal, pero ¿lo usamos correctamente?

Según el informe Radicati de estadísticas de email, en el entorno profesional diariamente enviamos y recibimos una media de 127 correos y este numero no para de incrementarse. El objetivo de este post es salir de este bucle de correos infinitos.

Antes de seguir leyendo este texto, hazte las siguientes pregunta

  • ¿Tengo menos de 90 minutos al día abierto el gestor de correo en el pc?
  • ¿Decido yo cuando recibir los correos al smartphone?
  • ¿Cuándo tengo que comunicar algo a una persona a menos de 20 metros de mi lugar de trabajo lo hablo en vivo y en directo?
  • ¿Defino claramente el asunto del correo e invierto 10 segundos antes de pulsar el botón de enviar en revisar para quien está dirigido el correo y quien está en copia?

Si has respondido a alguna de estas preguntas con un no, tienes mucha opción de mejora en la gestión del correo.

Existe lo que se conoce como la técnica inbox zero cuyo fundamento principal se basa en mantener de forma diaria la bandeja de entrada vacía, lo que ayuda a conseguir una sensación continua de control de la actividad.

Para ello la propuesta que hace esta técnica es procesar el email en como mucho 3 bloques de tiempo seguidos, de no más de 30 minutos y clasificando cada uno de los emails en la siguiente clasificación:

  • Respond: Si la respuesta va a suponer menos de 2 minutos, responde y luego borra o archiva el email.
  • Do: Si es un mail que requiere una acción tuya y te va a llevar menos de dos minutos, no dudes, haz la tarea y luego borra o archiva el email.
  • Delegate: Hazte la pregunta ¿Soy la persona más adecuada para la acción requerida? Si tienes dudas, claramente identifica la mejor persona, infórmale de que se trata y reenvíale el correo.
  • Defer: Si tanto la respuesta como la acción necesaria va a llevar más de dos minutos pospón esta actividad para ejecutarla tras la primera vuelta de los emails y la actividad operativa propiamente que no es el procesado de los emails.
  • Delete: Pese a que sea la última clasificación es la más importante, borrar, borrar y borrar. Es la acción que más cuesta realizar. Rellenan la bandeja, consumen tiempo y lo peor consumen carga mental. Al principio os costará, pero tras un ejercicio de un par de semanas es la acción que más tiempo os ahorrará.

Con esta gestión a nivel de procesamiento de emails y siguiendo las cuatro preguntas iniciales del post queda otro punto clave que es la redacción, qué, cuando y como redactamos.

  • No trasmitas emociones, sean positivas o negativas. Somos personas y ambos casos (buenas noticias o malas) en el cara a cara o por otro medio todo será más constructivo
  • No escribas un correo si has recibido uno con emociones negativas. Recuerda el punto anterior.
  • Revisar antes de enviar, invierte 10 segundos en revisar el asunto, el para y el CC. Especialmente los destinatarios.
  • Revisa que el texto esté con el mismo tipo de letra y si incluye un adjunto que lo hayas incluido.
  • Somos personas, incluso personas humanas. Si puedes tratar el tema en vivo y en directo seguro que minimiza el tiempo y entrar en un bucle infinito de correos.

Por último y como última reflexión antes de escribir cualquier correo: ¿Y si solo pudiéramos enviar 10 e-mails al día?

Join the conversation! 2 Comments

  1. Buenas! Aquí Jaír, de EfectiVida. Muy buen artículo. Muy bien definido el proceso a seguir para vaciar la bandeja de entrada del Mail. Y sí, es una realidad que si quieres mejorar tu productividad, no puedes tener 500 mensajes sin leer en el correo. Precisamente he publicado un artículo sobre una técnica ampliada: el Inbox zero extreme. Consiste en aplicar este método a todas las bandejas de entrada que tenemos (buzón de correos, carpeta de descargas, WhatsApp…). Lo dejo por si a alguien le interesa: https://efectivida.es/audioblog/inbox-zero-extreme/

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